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送別会の準備

意外と気をつかう送別会の準備

送別会の意味を知ろう

そもそも送別会とは?

職場などで、定年退職やその他の退職及び人事異動などによって転勤(転出・栄転)される方へ、これまでの功労に感謝をし、また今後の活躍を大いに期待する激励のお別れ会のことを「送別会」と言います。
その他、学校やクラブ、サークルなどでの先輩が引退及び卒業するときにも行われたりします。

そこでこのページは、送別会の幹事や司会を任された人をサポートするべく、送別会の準備に必要な基本的なものや、送別会におけるポイント、送別会全体の式次第などを説明していきます。
幹事の方や、司会を任せられた方は是非参考にしてみてください。

【主役の送別会の挨拶(定年退職)の文例】

項目 備考
退職する人、転出する人を確認する

退職・転職される方の人数、氏名、性別、部署または業務などを確認する。退職日、異動日も確認しておく。

送別会の日時の決定

理想としては、退職及び転勤、転職前の最後の出社日に送別会を行なうのが望ましい。優先すべきは退職される方の都合です。
しかし、業務の支障、他の人が多く参加できる日なども考慮に入れなければなりません。
必ず、責任者に相談するなどして送別会の日程は決めてください。

会場の決定

会社によってまちまちですが、会社の近所にあるお店や場合によっては、会社に寿司、おつまみ、ビールなどを用意し、会議室などでやる場合もあります。

予算決め

以下のことなどを頭に入れて、予算を決めることが多いです。

  • ・飲食をするか。
  • ・会社、参加者どちらが費用を負担するか。
  • ・男性、女性の金額設定を同じにするか。
  • ※こちらも最終的に責任者の了承を得てから決める方が良いです。
送別会の流れを決める

※送別会の流れ・式次第を参照。

挨拶やスピーチを依頼する人の決定
  • ・人選びには気をつける。
  • ・基本的に決まりはありませんが、一般的には主役が属していた部署の上司が挨拶などを述べることが多いようです。
    オススメとしましては、上の人から選んでいくこと。
    送別会に参加される人で一番上の人にお願いをするのがベターです。
  • ・次に人選が出来たら、その人たちに依頼をするよりも前に責任者の意見を聞くようにしましょう。
記念品の贈呈、万歳三唱などを行う場合は、
これらを行う人の決定
  • ・万歳三唱を行う場合は、主役の部署の直属の上司などが良いでしょう。
  • ・花束などを贈呈する場合は、女性社員が良いでしょう。
  • ・定年退職の場合の記念品の贈呈は、送別会の中で一番地位の高い人から渡してもらうのが一般的です。
6、7の人に依頼する
  • ・お忙しいところすみませんがと、相手に配慮しながら依頼する。
  • ・もちろん記念品などは主役の人に気づかれないようサプライズで。

【ポイント】
できるのであれば、定年退職の場合などは取引先や他店舗などの人と協力して、電報などを頼んでみるのも。
凄く送別会の気持ちが高まります。

必要があれば余興の用意

余興には、こんなものがあります。

  • ・社歌、校歌などを歌う。
  • ・主役に人に特技があれば、みんなの前で披露してもらうのも一つです。
その他の準備事項
  • 式次第(進行表)を貼り出す
    主に社内でやる送別会などでよく用いられますが、みんなが流れをわかるように進行表を貼り出すことが多いようです。
  • ・主役の人の氏名が難しい場合は、読み仮名をふっておく。
  • ・送別会の案内状または案内メールを用意。
    案内状により出欠や日時、場所、会費などを知らせます。
    案内状は、メールや回覧用の書面を使うことが多いようです。
  • ・送別会当日に必要と思われるもののチェック。
    マイクなどの音響設備などをつい忘れがちなので注意。

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